SMS rozesílání z CSV: Jak připravit kontakty a první kampaň

Nejprve si ujasněte, koho chcete oslovit

Začněte výběrem kontaktů, ne textem nabídky. Pro servisní připomenutí nepotřebujete celou firemní databázi. Připravte seznam lidí, pro které je zpráva aktuální, a určete, proč jim ji posíláte. Telefonní číslo v tabulce samo o sobě neřeší oprávněnost marketingového oslovení.

Tario slouží ke správě kontaktů a plánování kampaní přes váš vlastní účet GoSMS. Nepřevádí kredit mezi zákazníky a jeho měsíční poplatek nenahrazuje cenu SMS. Před rozesílkou potřebujete aktivovanou službu, vhodného odesílatele a kredit u GoSMS. CSV můžete mezitím bezpečně připravit bez odeslání jediné zprávy.

Z Excelu exportujte CSV, nikoli XLSX

CSV je textová tabulka: každý řádek představuje záznam a jednotlivé hodnoty odděluje například středník. V Excelu zvolte Uložit jako nebo Export a formát CSV UTF-8. Zachovejte první řádek s názvy sloupců. Soubor XLSX nejprve exportujte; přímý upload sešitu XLSX není součástí tohoto postupu ani doloženou funkcí importeru.

Sloupec s telefonem nastavte před vložením čísel jako text. Jinak může tabulka měnit formát, ztratit znaménko plus nebo zobrazit dlouhé číslo exponenciálně. Po exportu otevřete kopii CSV v textovém editoru a zkontrolujte první dva řádky. Vyhnete se situaci, kdy soubor v Excelu vypadá správně, ale při exportu se hodnoty změnily.

• Jeden kontakt na řádek, názvy sloupců na prvním řádku.
• Bez sloučených buněk, souhrnných řádků a vzorců místo finálních hodnot.
• Před importem ponechte jen údaje, které pro zamýšlenou práci skutečně potřebujete.

Použijte srozumitelné hlavičky a úplná čísla

Současný importer rozpoznává běžné české a anglické názvy. Pro jméno umí například „Jméno a příjmení“, „Jméno“ a „Příjmení“ nebo „name“. Pro telefon lze použít „Telefon“ nebo „phone“. Nejsnazší je držet se jedné ověřené šablony, místo abyste při každé kampani měnili strukturu tabulky.

Telefon ukládejte včetně zemské předvolby, například české +420 a devíti dalších číslic. Čísla v ukázce níže jsou pouze maskovaná demonstrace a nejsou určena k importu nebo volání. Pro test použijte izolovanou fixture; zákaznickou databázi nevkládejte do veřejného dema.

Jméno a příjmení;Telefon;Obec
Anna Ukázková;+420•••••••••;Brno
Jan Vzorový;+420•••••••••;Olomouc

Diakritiku kontrolujte už v souboru

Tario při čtení zkouší UTF-8, rozpoznává UTF-16 podle značky na začátku souboru a při neplatném UTF-8 umí použít Windows-1250. To pomáhá se soubory exportovanými z českého Excelu. Oddělovač detekuje automaticky; nemusíte proto všechny středníky ručně měnit na čárky.

Podpora více kódování ale neopraví soubor, který už někdo dříve poškodil. Pokud místo znaků obsahuje náhradní symbol �, importer ho odmítne a požádá o původní CSV nebo nový export. Neopravujte celou databázi ručně podle odhadu. Vraťte se ke zdrojové tabulce a exportujte ji znovu jako CSV UTF-8.

Po importu ověřte výsledek, ne jen zelené potvrzení

Zkontrolujte počet přijatých kontaktů, několik skutečných jmen a telefonů a případné vyřazené řádky. Chybějící telefon nelze nahradit poznámkou. Víc čísel v jedné buňce nejprve rozdělte. Prázdné řádky a nadpisy uprostřed exportu z účetního systému do kontaktů nepatří.

Při opakovaném importu věnujte pozornost duplicitám a odhlášeným kontaktům. Nový soubor nesmí sloužit jako cesta, jak obejít dřívější zákaz dalšího oslovení. Technická ochrana Taria nenahrazuje vlastní rozhodnutí firmy o tom, zda je daná databáze použitelná pro konkrétní účel.

• Ověřte počet a vzorek kontaktů proti původnímu seznamu.
• Zkontrolujte telefon u stejného jména; jméno není spolehlivý unikátní identifikátor.
• Před další kampaní zohledněte blacklist a dřívější námitky příjemců.

Teprve potom připravte kampaň a plán

Vyberte správné kontakty, zkontrolujte jejich individuální texty a nastavte plán kampaně. Tario umožňuje určit dny, časové okno a tempo odesílání. Neznamená to, že automaticky sleduje kalendář rezervací nebo spouští zprávu podle objednávky v e-shopu. Konkrétní rozesílku připravujete vy.

Před spuštěním projděte celé znění, odesílatele a způsob odhlášení. Odpovědi v Tariu závisejí na odpovídajícím typu GoSMS odesílatele a nastaveném příchozím webhooku. Text „odpovězte STOP“ se nesmí použít jako dekorace, pokud odpověď ve vašem režimu nelze přijmout. Podmínky oprávněného marketingového oslovení je potřeba posoudit zvlášť; konkrétní právní posouzení si ověřte s kvalifikovaným poradcem.

Začněte malým, dobře zkontrolovaným seznamem a jedním konkrétním cílem. Úspěchem prvního importu není co nejvyšší počet řádků. Je jím databáze, které rozumíte a se kterou dokážete připravit správnou zprávu správným lidem.

Zdroje a ověření

Produktový postup vychází ze současné implementace Taria. Externí zdroje jsou uvedené k příslušným technickým a právním souvislostem; nejde o partnerství nebo doporučení jejich provozovatelů.

Jde o praktický produktový průvodce, nikoli právní stanovisko. Konkrétní oprávnění k rozesílce a použitelnou odhlašovací cestu posuďte před kampaní podle svého účelu, kontaktů a nastavení GoSMS.

• ÚOOÚ: obchodní sdělení — časté otázky